Cómo influye la tecnología en la productividad

Las nuevas tecnologías han modificado los procesos de trabajo e, incluso, algunas funciones en sí mismas. pero tambbién han mejorado muchos procesos e influyen directamente en la productividad empresarial. Hablamos con el CEO de Quoters, Andrés Fernández, para que nos cuente de primera mano cómo herramientas novedosas como la suya pueden ayudar a que una empresa sea más productiva.

• ¿Qué consideras que es lo más importante en una empresa para ser productivo?

Desde el punto de vista de la productividad empresarial, lo más importante es no perdernos en tareas que nos desvíen de la actividad principal de nuestro negocio.

Es muy habitual en las organizaciones “gastar tiempo” en tareas administrativas (hacer facturas, presupuestos, presentaciones, contratos…). Es un tipo de asuntos que todas las empresas tienen que hacer, que requieren mucha atención y horas, y que en ocasiones nos reportan dinero, y en otras… no.

Por eso es clave repasar qué cantidad de recursos (tiempo y dinero) consumen esas tareas y así ver cómo podemos mejorar el resultado.

• ¿Las nuevas tecnologías pueden ayudar a mejorar la productividad de las empresas? ¿Por qué?

Definitivamente sí. Digitalizar nuestros procesos administrativos y de gestión nos libera de carga de trabajo. Por ejemplo, si utilizas una herramienta para hacer presupuestos y otra para hacer facturas, puedes conectarlas para agilizar el flujo de trabajo de tu empresa.

Poder trabajar con herramientas online, en la nube, facilita mucho el día a día del equipo y del empleado: para empezar, todo su trabajo estará bien organizado y sabrá en cada momento dónde tiene cada archivo.
Además, este tipo de plataformas (como Quoters) tienen sistemas de duplicado de archivos o plantillas, para trabajar más rápido y agilizar los procesos.
Y como remate final, la mayoría de programas permiten añadir la firma digitalizada para enviar y aprobar por email el documento.

Por supuesto, cada plataforma tendrá sus propias particularidades, pero el hecho es que como punto de partida, te ayudan a agilizar los procesos del día a día.

Es más, según un estudio de Sage de 2017, la pérdida económica por la falta de productividad asciende a los “20.400 millones de euros en, lo que supone 1.105 euros por segundo”. Y añade más: “Este dato es el reflejo del tiempo destinado por el personal de las pequeñas y medianas empresas dedicado a labores rutinarias y de administración que, de digitalizarse, podría destinarse a actividades enfocadas en desarrollo estratégico para el crecimiento económico de la empresa”.

• ¿Cómo puede ayudar una aplicación como Quoters a una empresa? ¿Cómo logra ser más productiva utilizando plataformas con esta?

Quoters es una herramienta online que sirve para que las empresas generen y gestionen sus presupuestos y sus propuestas económicas.

Es decir, te ayudamos a crear presupuestos y propuestas de valor para las empresas desde un punto de vista diferente: hacer presupuestos bonitos, bien diseñados, online y en formato web, que se pueden aceptar y firmar online y, todo ello, empleando menos tiempo que si se hiciese un presupuesto “tradicional”.

Para conseguir todo esto hemos creado un largo listado de funcionalidades que permiten mejorar este proceso.

Por un lado, tenemos una serie de plantillas que los usuarios puedan utilizar y que apuestan por el potencial visual de las propuestas, ya que con Quoters es posible hacer presupuestos con vídeos e imágenes. A la vez, tenemos un potente cotizador para generar propuestas económicas con tarifas, costes, márgenes de beneficio e impuestos y para rematar, ofrecemos integración con el software de facturación online anfix: con tan solo un click puedes convertir los presupuestos en facturas.

Es decir, todas estas funcionalidades están pensadas para aligerar la carga de trabajo de la persona que gestiona presupuestos. Así, si de media se emplean dos horas en hacer un presupuesto, con Quoters puedes tenerlo en media.

• Además de ser productiva, lo más importante para una empresa es conseguir vender sus productos o servicios ¿Cómo puede aumentar sus ventas una empresa? ¿Qué herramientas pueden ayudarle?

Si una empresa mejora su productividad, por ende, mejora sus ingresos: dejará de emplear tiempo en otras cosas para dedicárselo al desarrollo de negocio.

Dependiendo del tipo de empresa, podrá poner en práctica unas estrategias u otras con el fin de vender más. Es ahí donde hay que poner el foco de atención. Una herramienta en sí no va a hacer que vendas más. Esa no es su función. Pero lo que sí va a conseguir es facilitarte el camino, ponértelo más fácil, en definitiva, propiciar que la venta ocurra.

También es importante destacar que no todos los programas o herramientas sirven para todo tipo de empresas, por ese motivo es muy importante evaluar el tipo de programa a adoptar y si es útil para mi negocio en concreto.

Por ejemplo, un programa de gestión de proyectos no va a hacer que vendas más, pero sí que va a conseguir que todas las personas del equipo trabajen de manera más organizada, por lo que al responsable le será más sencillo organizar el trabajo y dedicará más tiempo al propio desarrollo del proyecto. Y eso, es dinero.