El Código de Comercio en su artículo 26 expone que todas las sociedades mercantiles deben tener y presentar un libro de actas. Todas las empresas tienen una serie de obligaciones fiscales, administrativas, etc. Una de ellas, común a todas las sociedades, es la realización y presentación de este libro de actas. Además, en función del tipo de sociedad (forma jurídica) será obligatorio que venga acompañado de otros libros.
Contenido del libro de actas
El libro de actas, tal y como recoge la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, debe incluir la siguiente información:
- Los acuerdos a los que se hayan llegado en las Juntas.
- Todos los datos de la convocatoria.
- Un resumen de los temas que se hayan abordado.
- Las intervenciones que hayan tenido lugar en la Junta.
- Resultados de las votaciones que se hayan realizado.
Esta información deberá incluirse en el documento y presentado en el Registro Mercantil de la provincia donde se ubique la empresa. Éste se encarga de validar el libro de actas, así como el resto de libros que esté obligada la sociedad a presentar, dependiendo dela forma jurídica a la que pertenezca.
Legalización del libro de actas
Según exponen en la web de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, se ponen en marcha dos procesos de legalización. Para empezar, los libros deberán presentarse antes de registrar cualquier otra información. Este paso se denomina legalización a priori. En segundo lugar, con la información correspondiente, junto a los datos que hemos expuesto, se realiza lo que se denomina la legalización a posteriori. Esta segunda legalización deberá realizarse en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
La presentación de toda la información se puede realizar en formato físico o digital en todos los casos.
