Los gastos de representación son aquellos que hacen que la empresa aumente su comercialización ante los posibles clientes. Según la Ley del Impuesto sobre Sociedades, algunos de estos gastos son deducibles, mientras otros no. Los deducibles son aquellos que están marcados como necesarios en la actividad de una empresa. Ayuda a la misma a generar ingresos. Sin embargo, distinguirlos no siempre es tan fácil.
Los gastos de representación más conocidos
Como hemos visto, los gastos de representación se encuentran pensados para quedar bien frente a nuevos clientes y proveedores. Por ejemplo, las comidas de empresa, las conferencias, los regalos de empresa, las entradas a espectáculos… Todo eso entra dentro de los gastos de representación.
Entre los gastos de representación más comunes se encuentran, por ejemplo, las comidas de trabajo. Eso sí, únicamente se consideran como tal aquellas que se producen dentro de un establecimiento hostelero y hotelero. Si la cena se realiza dentro de un domicilio privado, es imposible deducir dicho gasto. Además, es imprescindible poder notificarlo y, para ello, es obligatorio pedir la factura completa. Este tipo de factura tiene el nombre de la empresa, la razón social, el NIF, los datos del proveedor, la fecha, el número de factura y el desglose de los conceptos, la base imponible y el tipo impositivo. También habrá que incluir el número de comensales y el motivo de la comida.
Cuáles NO son gastos de representación
Los gastos derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades no se consideran gastos de representación. Tampoco se consideran como tal las multas, las sanciones penales o administrativas, los recargos del periodo ejecutivo o el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo.
La Agencia Tributaria establece una serie de consideraciones a tener en cuenta para que un gasto pueda ser considerado como deducible. Por ejemplo, una de las pautas principales es que este pago debe ser imputable de forma contable. Es decir, tiene que aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio. Además, este gasto tiene que poder ser imputable de forma temporal y estar justificado en base a alguna justificación.
IVA y RPF en los gastos deducibles
Según el artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, los gastos de representación deducibles no pueden ser superiores al 1% del importe neto de la cifra de negocios dentro de ese periodo.
El IVA puede recuperarse, pero la normativa es un poco estricta. Es imprescindible que los conceptos estén vinculados a la actividad económica desarrollada por la empresa o por el trabajador. Además, si el importe es demasiado elevado no suele admitirse. Será necesario contar con la factura original completa.
Alrededor del 10% de los gastos de representación se quedan sin desgravar el IVA. Esto se debe a que muchas empresas no cumplen con los requisitos que considera la Agencia Tributaria como imprescindibles o porque desconocen la cantidad que gasta cada proveedor.
En relación al IRPF, aquellos autónomos que lo declaren por el régimen de estimación directa podrán desgravar lo mismo que las empresas en el Impuesto de Sociedades. Sin embargo, los autónomos que lo hacen por módulos no podrán, debido a que estos pagan una cuota fija.
