Gracias a la pandemia por COVID-19, el panorama laboral ha sufrido una importante sacudida. El teletrabajo se ha asentado en la sociedad como medida de prevención sanitaria. No obstante, estamos observando cómo cada vez más empresas lo implementan en su modo de trabajo, dividiendo el tiempo de trabajo en trabajo presencial y teletrabajo. La Cámara de Comercio de España señala algunas claves y herramientas útiles para la consolidación del teletrabajo, mejorando su eficacia y productividad.
Algunas recomendaciones generales que se proponen son:
- Hacer copias de seguridad de los datos de la empresa constantemente para disminuir los riesgos de un posible ciberataque.
- Promover una comunicación fluida entre compañeros y equipos de trabajo mediante reuniones virtuales.
- Crear un lugar comunitario en la nube con archivos necesarios y documentos para facilitar el acceso a ellos de todos los empleados.
- Gestionar los proyectos de la empresa mediante herramientas online compartidas.
- Seguir las relaciones entre clientes y proveedores mediante los canales de comunicación telemáticos y online.
Aunque estas recomendaciones pueden ser evidentes en algún caso, es necesario que las empresas lo comprendan y se sirvan de las herramientas que Internet pone a su disposición. Si las empresas hacen un correcto uso de ellas, alcanzarán la optimización del teletrabajo de forma conjunta y grupal, mejorando el rendimiento empresarial. Esto también facilitará que los empleados compaginen su vida privada con la vida laboral, aumentando la satisfacción y realización personal de forma individual.
Herramientas útiles para la consolidación del teletrabajo
Estas son algunas de las herramientas que contiene Internet y que sirven para facilitar la integración del teletrabajo en las dinámicas empresariales y laborales:
Slack: canal de comunicación
Es una plataforma que sirve para la creación de entornos de trabajo en los que pueden intervenir todos los miembros del equipo, además de los colaboradores deseados. Es como una red social empresarial en la que se pueden mandar mensajes privados o conjuntos e iniciar conversaciones.
Microsoft Teams: ejecución de reuniones virtuales
Herramienta muy extendida actualmente dentro de las dinámicas empresariales. Su función es ejecutar llamadas virtuales y reuniones grupales. Dispone de chat, llamadas, videollamadas y almacenaje de archivos. Es una herramienta desglosada del paquete Office 365, lo que la hace muy accesible e integrable con Word, Power Point etc.
Existen otras herramientas parecidas como Zoom que pueden utilizarse también en otros sistemas operativos como Mac, Windows, Linux, iOS o Android. Esta herramienta permite compartir el escritorio, escribir anotaciones visibles para todos los asistentes a la videoconferencia y grabar en video con formato MP4.
Trello: gestión y organización de proyectos
Dedicada a la gestión y organización de proyectos empresariales. Tiene un funcionamiento simple y accesible, lo que la hace muy útil para trabajar en equipo. Su mecanismo consiste en la creación de tableros con pestañas en las que se indica el nombre del proyecto o tarea, además de las particularidades y el plazo de entrega. Es dinámica ya que se pueden escribir anotaciones, además de contactar con los otros miembros del proyecto.
Otra herramienta muy similar es Asana, que permite descripciones del proyecto, comentarios y archivos. A diferencia de Trello, contiene una casilla de verificación para indicar el estado del proyecto en todo momento.
Notion y Google Docs: gestión de documentos
En la dinámica empresarial, uno de los aspectos más recurrentes e importantes es el de crear un flujo de información y documentos entre empleados, socios y proveedores. Para ello está Notion, una herramienta para crear espacios de trabajo, subir archivos, descargarlos y crear calendarios de entregas. Notion permite compartir los archivos, facilitando el acceso a ellos de todas las personas con acceso a la carpeta.
La otra opción es Google Docs, muy accesible e intuitiva. Esta también trabaja para la gestión de documentos, creando carpetas compartidas donde todas las personas con acceso permitido pueden descargar documentos, subir y actualizar. Posee también un catálogo de plantillas para documentos, auto corrector y acceso para teléfonos móviles.
Google Drive: almacenaje de documentos
Google Drive es una herramienta muy popular y común en cualquier empresa que se emplea para el almacenaje de documentos, guardándolos en la nube y ordenándolos en carpetas. Es un complemento de Google Docs.
Otra alternativa para salvaguardar archivos y documentos es Dropbox Business, dedicada al almacenaje de archivos en la nube para casos de empresas.
Hubspot: relación con clientes y proveedores
El teletrabajo dificulta en ocasiones la comunicación entre la empresa y sus clientes o proveedores. Es por ello que se necesita utilizar algunas herramientas como Hubspot, programa del software CRM´s (Customer Relathionship Management). Este programa permite tener contacto ilimitado con los clientes y proveedores, además de estar muy integrado con todas las herramientas de Google (Docs, Drive, Gmail). También permite programar correos o bots para las labores de atención al cliente.