Desde la publicación de la Orden ESS/214/2018, los autónomos en España están obligados a usar el Sistema RED de la Seguridad Social, una plataforma electrónica cuyo objetivo es digitalizar y agilizar los trámites entre estos trabajadores por cuenta propia y la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
¿Qué es el Sistema RED?
Se trata de un servicio gratuito que permite la comunicación y el intercambio digital de información y documentos entre empresas, autónomos y la TGSS. El sistema requiere del uso de certificado digital, autorización por la Seguridad Social y asignaciones de los códigos correspondientes como el CCC (Código de Cuenta de Cotización) y el NAF (Número de Afiliación).
¿Para qué sirve?
El Sistema RED facilita múltiples gestiones administrativas sin necesidad de desplazamientos físicos a oficinas, como altas y bajas, partes médicos, cotizaciones y afiliaciones. Promueve una comunicación segura, disponible 24/7, con trazabilidad, y aspira a reducir el uso del papel, minimizar errores y mejorar la eficiencia tanto para autónomos como para empresas.
¿Quiénes están obligados?
La obligatoriedad recae sobre:
- Empresas, asociaciones u otros sujetos responsables de cotizar en el Régimen General de la Seguridad Social, así como en los Regímenes Especiales del Mar y MInería del Carbón, sin importar el número de trabajadores.
- Autónomos (por cuenta propia), aunque no tengan empleados.
Quedan exentos:
- Trabajadores taurinos.
- Empleadas de hogar, bajo el sistema especial correspondiente.
- Autónomos del Régimen Especial de los Trabajadores del Mar, grupos segundo y tercero (estos grupos específicos tienen excepciones).
Aunque la norma exige que todos los autónomos estén integrados en el Sistema RED, en la práctica, los autónomos sin empleados pueden optar por usarlo o seguir gestionando algunos trámites mediante la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
Ventajas del Sistema RED
Algunas de las principales ventajas señaladas son:
- Ahorro de tiempo, al evitar desplazamientos y esperas.
- Disponibilidad permanente durante todo el año.
- Reducción de papel, gracias a la digitalización legalmente válida de documentos.
- Mayor seguridad y fiabilidad, al disminuir los errores administrativos.
- Acceso directo a la información relevante: cotizaciones, afiliaciones, partes médicos y demás trámites, sin intermediarios.
Cómo darse de alta
Para adherirse al Sistema RED, es necesario cumplir varios requisitos:
- Certificado digital válido, que garantice la identidad y seguridad de las gestiones.
- Autorización de la TGSS mediante procedimiento que puede hacerse online (vía SEDESS) o presencialmente.
- Disponer del equipamiento técnico adecuado: conexión a internet, software o herramientas compatibles según la modalidad de uso (RED Internet, RED Directo, Liquidación Directa).
- RED Internet es la modalidad “clásica”, usada sobre todo por empresas de tamaño mediano o gestorías.
- RED Directo está diseñado para pymes y autónomos, con una interfaz web más sencilla y sin necesidad de software especial.
- Liquidación Directa (anteriormente Proyecto CRET@) simplifica el cálculo de cuotas, ya que la TGSS las calcula directamente basándose en los datos de cotización que recibe del Sistema RED.
Consecuencias de no cumplir
Quienes están obligados pero no se dan de alta en el Sistema RED se exponen a varias sanciones:
- Se considera incumplimiento de obligaciones formales, lo que puede acarrear multas que van desde 751 hasta 7.500 euros, dependiendo del grado de la infracción.
- Imposibilidad de realizar trámites esenciales como altas, bajas o variaciones de datos de trabajadores, si solo se utilizan canales electrónicos oficiales.
- Falta de acceso a notificaciones que se realizan de forma telemática: aunque no se revisen, legalmente se consideran notificadas si transcurre el plazo establecido.
