Guardar todos los datos de facturación relacionados con una empresa es esencial dentro de cualquier organización. No importa el tamaño de la empresa o si guardamos la copia en local, la nube, servidores o mediante cualquier otro método. Realizar copias de seguridad para mantener a salvo la información fiscal es fundamental tanto para pymes como para autónomos.
Lo más recomendable para mantener toda la información importante a salvo es realizar una copia de seguridad anual tras el cierre del año fiscal. Es decir, justo al finalizar enero. Debemos tomar esta recomendación como una medida a seguir dentro de cualquier organización.
Es precisamente tras liquidar todas las obligaciones del año cuando debemos realizar la copia de seguridad. La liquidación se realiza al finalizar enero y el objetivo de dicho proceso es conseguir mantener a salvo la información del año cerrado. Por eso, según aconsejan desde Sage, es recomendable realizar esta copia desde un dispositivo diferente al que utilizamos para realizar la copia diaria.
La copia deberá guardarse durante un mínimo de cinco años. Sin embargo, dependiendo de los requisitos legales o de las operaciones que hayamos realizado, así como los datos tratados, las copias deberán guardarse durante algún año más. Precisamente por estos detalles, la copia necesitará su propio soporte de almacenamiento. Lo más recomendable es, teniendo en cuenta esto, que la copia no entre dentro de un esquema rotatorio.
Por qué debo hacer una copia de seguridad
Lo más recomendable es que, si eres autónomo, realices como mínimo una copia de seguridad de todo el sistema. De este modo, podrás volver al estado de tu ordenador si esto fuera necesario.
El objetivo de la realización de una copia de seguridad está muy claro. La idea es poder tener un punto de retorno de nuestra contabilidad. Podrás recurrir a la copia siempre que sea necesario. Es decir, que no se trata sólo de recuperar datos actualizados, sino que tendremos un punto al que poder volver siempre que lo deseemos.
En la copia de seguridad deberemos guardar mucho más que los datos de facturación. Por ejemplo, es muy recomendable guardar también la documentación asociada. Este punto es importante porque, de nada sirve contener la información de facturación si no tenemos los documentos que justifican dichos movimientos.
Almacenamiento en la nube
Son muchas las pymes y los autónomos que deciden realizar el almacenamiento en la nube. Si este fuera tu caso, debes saber que realizar una descarga completa de la información puede ser muy útil. Es mejor no depender totalmente de la empresa que facilita el almacenamiento en la nube. Es aconsejable tener una copia en local de todos los datos importantes.
Dependiendo del método de almacenamiento, tener una copia de los ejecutables de los programas puede ser una opción muy interesante. Esto te permitirá volver rápidamente al estado de la copia en caso de desastre.
