Disponer de un plan que cuente con una estrategia clara es la clave para transformar las administraciones públicas. El Foro de Administraciones Públicas del Club Excelencia en Gestión ha elaborado una guía práctica para ayudar a transformar el sistema.
El documento ‘Herramientas para la transformación de las Administraciones Públicas’, establece ocho pasos básicos para conseguir un sistema más eficiente y digital. Entre los pasos propuestos destaca diseñar un plan de gestión del cambio. Con esta acción se mejoraría la eficiencia y el funcionamiento de las administraciones públicas. El objetivo sería generar innovación y conocimiento y aprovechar las oportunidades que surjan. Además, contemplaría la automatización de procesos, la racionalización de recursos y la optimización de consumos.
El documento ‘Herramientas para la transformación de las Administraciones Públicas’ establece ocho pautas para gestionar el cambio en las instituciones.
El siguiente paso para promover el cambio es conocer el contexto de la administración. En este caso habría que analizar la normativa por la que se rige. Aquí se recomienda clasificar también los grupos de interés y conocer su nivel de satisfacción.
Establecer una estrategia para el cambio es la tercera clave. En la guía figura la necesidad de establecer cuál es la misión, visión y valores de la institución y analizar sus debilidades, amenazas y fortalezas. El objetivo de esto es establecer relaciones, sinergias y dependencias entre las diferentes líneas de trabajo y objetivos estratégicos.
Por otro lado, habría que definir un catálogo de servicios. Se debe disponer de una lista de productos y clientes de la institución, así como un compromiso de ésta. De igual forma hay que establecer nuevas vías de comunicación para llegar a los grupos de interés.
Establecer un organigrama
A nivel de procesos es importante describir las actividades que realiza la institución. En estas descripciones habría que incluir tanto roles como responsabilidades del personal. Asimismo es necesario explicar el valor que aportan las actividades que se desarrollan al público objetivo.
La organización es otro elemento clave. Hay que establecer un organigrama que sirva para distribuir el trabajo en la administración pública. Entre los criterios en los que debería basarse destacan el económico, la especialización y coordinación. Se trata de establecer coherencia entre las actuaciones de los departamentos.
No hay que olvidar tampoco de definir los perfiles necesarios para que la institución funcione. Hay que calcular las necesidades de personal de las plantillas y los recursos económicos disponibles.
Por último, se recomienda establecer una serie de indicadores que muestren el rendimiento obtenido de las acciones puestas en marcha.
