En España, la única forma legal de cancelar una factura que ya ha sido emitida (enviada y/o registrada) es mediante la emisión de una factura rectificativa (también conocida como «Nota de Crédito» en términos contables, aunque el término fiscalmente correcto es el primero).
Bajo la normativa de la Agencia Tributaria (AEAT), una factura emitida no se puede borrar para mantener la correlatividad de la numeración.
Procedimiento para la anulación total con factura rectificativa
Para anular una factura emitida por error, sigue estos pasos:
1. Emisión de la factura rectificativa
Debes generar un nuevo documento que cumpla con los siguientes requisitos:
- Título expreso. Debe indicar claramente en el encabezado «Factura Rectificativa».
- Numeración especial. Debe usar una serie y numeración diferente a la de tus facturas ordinarias. Por ejemplo: si tus facturas normales son «2025/001», la rectificativa podría ser «R/2025/001».
- Referencia obligatoria. Debe hacer referencia explícita al número y fecha de la factura original que estás anulando.
- Importes negativos.Para una anulación total, la factura rectificativa debe reflejar exactamente los mismos conceptos e importes (Base Imponible, IVA y Total) que la factura original, pero con signo negativo (-). Esto deja el saldo a cero.
- Motivo. Se debe especificar el motivo de la corrección (ejemplo: «Anulación por emisión errónea»).
2. Plazos y envío
- Plazo de emisión. Debes emitirla tan pronto como detectes el error. El plazo máximo para rectificar el IVA es de cuatro años desde que se devengó el impuesto.
- Envío al cliente. Es obligatorio enviarla a tu cliente para que la registre en su contabilidad.
- SII (Suministro Inmediato de Información). Si estás en el sistema SII, la rectificativa debe comunicarse a la AEAT en un plazo de cuatro días hábiles desde su expedición.
3. Registro contable y fiscal
Al registrar la factura rectificativa, estás:
- Anulando la base imponible. Se compensa la venta errónea.
- Recuperando el IVA repercutido. Si ya habías liquidado el IVA de la factura original, la factura rectificativa te permite restarlo de tu declaración (Modelo 303) en el período en que se emite la rectificación.
Si el error es solo en datos (sin afectar importes)
Si el error afecta a datos no económicos (como el NIF, la dirección o la fecha), el procedimiento es el mismo: emitir una factura rectificativa con la serie diferente, referenciando la original y especificando el motivo.
